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proALPHA setzt auf ZUGFeRD

15.01.2015

Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ hat ein Format für Rechnungen erarbeitet, das Menschen und Maschinen gleichermaßen lesen können. Damit wird der elektronische Austausch von Rechnungen vereinfacht.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Ziel des neuen Formats ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen den Unternehmen sowohl national als auch international zu vereinfachen.

Dies wird erreicht, indem die Rechnungsinformationen in einem transparenten und strukturierten Format ausgegeben werden. Dazu wird eine Datei erstellt, die sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung als PDF-Datei als auch eine XML-Datei mit elektronisch maschinenlesbaren Rechnungsdaten beinhaltet. Das Format dafür heißt PDF/A-3.

Vorteile des neuen Formats

Das neue Format kombiniert die visuelle Lesbarkeit einer Rechnung mit der Möglichkeit, sie maschinell zu verarbeiten. Damit entfällt die bisherige Trennung zwischen einer Papierrechnung und deren Aufbereitung für die elektronische Datenverarbeitung. Dank der Maschinenlesbarkeit können die Informationen direkt importiert und verarbeitet werden. Das spart Zeit und Geld und senkt die Fehleranfälligkeit, denn die manuelle Datenerfassung ist damit obsolet.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil besteht für den Rechnungsversender im Ablauf darin, dass er kein spezielles Format mit seinen Kunden abstimmen muss und allen Kunden eine E-Mail mit Rechnungsanhang im gleichen Format senden kann. Es bleibt dem Rechnungsempfänger dann überlassen, ob er die Vorteile einer elektronischen Verarbeitung nutzt.

Die Umsetzung in proALPHA

proALPHA verfolgt den Ansatz, sowohl vertriebsseitig die Ausgabe von Rechnungen im PDF/A-3-Format als auch die Verarbeitung eingehender Rechnung im Einkauf aus der integrierten XML-Datei zu unterstützen. Aus rechtlicher Sicht ist dabei die revisionssichere Ablage der E-Mail erforderlich. Unser Lösungsansatz bietet hier den Vorteil, diese Ablage gleichzeitig im integrierten Dokumentenmanagementsystem automatisch vorzunehmen.

proALPHA unterstützt Sie

Sie beabsichtigen, Rechnungen zukünftig im ZUGFeRD-Format zu erstellen? Sie erhalten bereits heute Rechnungen von Ihren Lieferanten in diesem Format? Sie haben Fragen rund um das Thema ZUGFeRD? In diesem Fall wenden Sie sich direkt an Ihre proALPHA Niederlassung oder kontaktieren uns über: info(at)proalpha.de.

Wo erhalte ich weitere Informationen?

Tipps und Tricks zum elektronischen Rechnungsaustausch
ZUGFeRD: Beschreibung des Datenmodells


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