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Tel. +43 (3112) 69 34-0

Fax +43 (3112) 69 34-4

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proALPHA DMS

Mit dem proALPHA Dokumenten-Management-System alle Dokumente direkt im Zugriff

proALPHA DMS Symbolbild

Damit Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen, müssen viele Informationen, die als Dokumente vorliegen, in kürzester Zeit für alle beteiligten Mitarbeiter verfügbar sein.

Der integrierte Ansatz des proALPHA Dokumenten-Management-Systems (DMS) gewährleistet dies sowie die revisionssichere Archivierung der Dokumente gemäß den GoBD.

Die Highlights

Mit der vollständigen Integration des DMS in proALPHA haben alle Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Konstruktion oder Rechnungswesen direkten Zugriff auf alle Unternehmensdaten und Dokumente. Besonders bei standortübergreifenden Prozessen führt dies zu spürbarem Rationalisierungspotenzial.

Dabei ermöglicht das proALPHA DMS das Archivieren beliebiger Dokumente. Durch die Microsoft-Office Integration werden administrative Bereiche mit eingebunden. Per "Drag & Drop" lassen sich auch elektronische Dokumente aus dem Windows Explorer auf einen bestimmten Vorgang ziehen. Eine Vielzahl an Belegen entsteht aber auch direkt in proALPHA wie zum Beispiel Rechnungen oder Lieferscheine und werden via COLD (Computer Output To Laserdisk) automatisch archiviert.

Die servergestützte Versionierung von Dokumenten stellt die Revisionssicherheit her. Alle Anwender greifen so auf die aktuellen Dokumente zurück - ohne dass Daten verloren gehen.

Ein weiteres Highlight des proALPHA DMS ist die Belegerkennung via Barcode. So können Dokumente wie Lohn-, Material- oder Lieferscheine beim Scannen automatisch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden.

Alle Dokumente sind mit proALPHA direkt im Zugriff. Die Suche nach bestimmten Dokumenten kann nach Schlagworten oder mittels Volltextsuche erfolgen. Zusätzlich sind die Dokumente konkreten Vorgängen zugeordnet. So kann ein Anwender beispielsweise einen Auftrag aufrufen und hat sofort alle zugeordneten Dokumente zu Hand.

Durch die Einbindung des DMS in die WorkflowAutomation von proALPHA sind Standardbearbeitungsvorgänge hinterlegbar. Bucht ein proALPHA Anwender beispielsweise einen Beleg in der Buchhaltung, so erscheint am Ende des Buchungsvorgangs die Frage, ob der Beleg direkt gescannt werden soll. Derartig integrierte Abläufe minimieren die Prozesskosten.