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Das proALPHA WorkflowManagement setzt auf der
Prozessebene an, indem es typische Arbeitsabläufe wie
zum Beispiel Freigaben automatisiert. Ist ein Schritt er-
ledigt, wird der Vorgang automatisch an die nächste
Station weitergeleitet. Manuelle Abstimmungen ent-
fallen, die Mitarbeiter bleiben laufend informiert und
gewinnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Man
kann sagen, die Prozessautomatisierung wirkt wie ein
Performance-Booster. Das WorkflowManagement ge-
hört zum Standardumfang von proALPHA ERP. Es muss
also weder extra angeschafft noch zusätzlich installiert
werden.
Effizient, sicher, nachvollziehbar
Ausgangspunkt eines Workflows ist ein bestimmtes
Ereignis. Das kann etwa eine Abweichung, eine Über-
schreitung, der Eingang einer Bestellung, die Meldung
einer Maschine oder ein bestimmtes Datum sein. Wird
beispielsweise bei einer Bestellung das Kreditlimit des
Kunden überschritten, warnt proALPHA mit einer ent-
sprechenden Meldung. Im einfachsten Fall ruft der
Sachbearbeiter dann den Kunden an und klärt die
Sachlage. In der Realität ist es jedoch meist komplizier-
ter: zum Beispiel dann, wenn der Kunde ausschließlich
von einem bestimmten Berater betreut wird oder wenn
zeitweilige Limitüberschreitungen in Einzelfällen über
einen Freigabeprozess akzeptiert werden.
Solche Teilprozesse umfassen ihrerseits oft mehrere
Schritte. So könnte beispielsweise die Abfrage der aktu-
ellen Kreditwürdigkeit bei einer Wirtschaftsauskunftei
oder das „Vier-Augen-Prinzip“ vorgeschrieben sein. Im
Ergebnis führt der Vorgang dann über mehrere Instan-
zen, die mit unterschiedlichen Aktivitäten dazu beitra-
gen, die Aufgabe zu erledigen.
Ohne IT-Unterstützung würde die gesamte Abstim-
mung informell laufen – per E-Mail, Telefon oder „Flur-
funk“. Die Folge: Ein hoher manueller Aufwand, lange
Laufzeiten, latente Fehleranfälligkeit, Vorgänge können
in Vergessenheit geraten oder, noch schlimmer, eine
unzureichende Dokumentation.
Mit dem proALPHA WorkflowManagement lassen sich
komplexe Vorgänge auf einfache Weise strukturieren.
Das Ereignis „Kreditlimit überschritten“ ist nicht nur ein
Hinweis, sondern der Startpunkt eines vordefinierten
Prozesses. proALPHA würde dann beispielsweise auto-
matisch den zuständigen Kundenbetreuer informieren
oder den hinterlegten Freigabeprozess starten. Ist eine
Teilaufgabe erledigt – zum Beispiel die Solvenz beschei-
nigt –, führt proALPHA den Vorgang automatisch wei-
ter, ohne dass hierfür manuelle Eingriffe erforderlich
sind. Gleichzeitig bleibt der Sachbearbeiter über den
aktuellen Status des Vorgangs informiert. Ist die Aufga-
be erledigt, verschwindet sie aus der To-do-Liste – und
wird für die Nachwelt archiviert.
Geschmeidig wie ein Uhrwerk
Solche automatisierten Workflows entlasten Mitarbei-
ter von Routinetätigkeiten und geben Managern das
gute Gefühl, dass nichts „anbrennen“ kann. Hinzu
kommen je nach Prozess weitere operative Vorteile.
Vier Beispiele:
Effizientes Arbeiten
Die meisten Unternehmen arbeiten unter einem ho-
hen Termindruck. Zwischen Auftragseingang und Aus-
lieferung vergeht immer weniger Zeit. Automatisierte
Workflows reduzieren den manuellen Aufwand und
senken damit die Bearbeitungszeit.
Leistungsspektrum
Mit Prozessautomatisierung
zu mehr Effizienz
proALPHA WorkflowManagement
Kreatives Chaos ist schön und gut, doch die meisten Unternehmen funktionieren besser auf Basis fester Regeln. Ihre
Prozesse spiegeln nicht nur fachliches Know-how, sondern oft auch jahrzehntelange Erfahrungen wider. Mit dem
proALPHA WorkflowManagement lassen sich viele Arbeitsabläufe effizienter und sicherer gestalten, indem sie teil-
weise oder vollständig automatisiert werden.
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