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Unternehmen
Gewappnet sein.
Zwischen Ankündigung und Prü-
fungstermin liegen im Schnitt nur zwei Wochen. Dann
will der Prüfer alle steuerrelevanten Dokumente des
Prüfzeitraums sehen. Gut für den, der sie grundsätz-
lich so speichert, dass sie für den Prüferexport ausge-
legt sind – ohne den steuerlich irrelevanten Mail- oder
Schriftverkehr.
Wissen, was relevant ist.
Der Prüfer darf auf alle IT-Sys-
teme, die steuerlich relevante Belege produzieren oder
Geschäftsvorfälle verarbeiten, zugreifen. Fordern darf
er nur steuerrelevante Dokumente des Prüfungszeit-
raums, verwenden darf er jedoch alles, was er in die
Finger bekommt. Steuerlich Relevantes von Unwichti-
gem zu trennen, ist die Aufgabe des Unternehmens.
Dokumentenmanagement einsetzen.
Ein Dokumen-
ten-Management-System (DMS) leistet hier wichtige
Dienste. Es muss allerdings einige Kriterien erfüllen.
Rechtssichere Aufbewahrung und langfristig gesicher-
ter Zugriff sind dabei nur die Basis.
proALPHA bietet für das Trennen prüfungsrelevanter
Dokumente die Möglichkeit, diese auf der Grundlage
von Belegarten bereits mit der Anlage zu kennzeich-
nen. Volltext- und schlagwortbasierte Suche helfen
beim Auffinden unstrukturierter Dokumente.
Plausibilität prüfen.
Gut, wenn man Auffälligkeiten
noch vor der Betriebsprüfung auf Knopfdruck feststel-
len kann. Das erfordert ein starkes und intuitiv bedien-
bares Data Mining- und Analyse-Tool für große Daten-
mengen und Ad-hoc-Abfragen.
Checkliste für
die digitale Betriebsprüfung
Neun Tipps – Damit alles glatt läuft
Zugriff für Prüfer gewährleisten.
Die Prüfer haben die
Wahl zwischen drei Zugriffsarten, auf die man vorbe-
reitet sein sollte: Bei der unmittelbaren Variante arbei-
ten sie im Unternehmen mit limitiertem Zugang zu den
betrieblichen IT-Systemen, aber mit vollem Zugriff auf
alle Auswertungsfunktionen. Beim mittelbaren Zugriff
unterstützt ein Mitarbeiter den Prüfer, wertet auf An-
weisung die Daten aus und stellt die Ergebnisse bereit.
Beim digitalen Zugriff wird den Behörden ein Daten-
träger mit steuerrelevanten Informationen überlassen.
Rücksicht fordern.
Bei der Prüfung müssen sich die Be-
hörden an Regeln halten. Das Unternehmen kann bei-
spielsweise einen Antrag auf das Verlegen der Prüfung
zum Steuerberater stellen – oder auf das Verschieben
der Prüfung. In jedem Fall aber braucht es eine plau-
sible Begründung. Dazu zählen etwa Messetermine,
Betriebsurlaub, Jahresabschluss, Hochsaison oder der
Urlaub des hauptverantwortlichen Mitarbeiters.
Mitarbeiter informieren.
Steht die Prüfung ins Haus,
sollte jeder seine Rolle kennen. Zwar hat der Prüfer das
Recht, jeden Mitarbeiter zu befragen. Trotzdem emp-
fiehlt es sich, nur die auskunftsberechtigten Mitarbeiter
dem Prüfer bekannt zu machen. Alle übrigen Mitarbei-
ter dürfen auf diese Kollegen verweisen und müssen
nur Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt beantwor-
ten. Auf keinen Fall dürfen sie dem Prüfer Unterlagen
überlassen.
Ausbilden und kontrollieren.
Die gesetzlichen Aufzeich-
nungs- und Dokumentationspflichten sind umfang-
reich und ändern sich oft. Das betrifft insbesondere die
Seit 2015 wissen Unternehmen endlich genau, welche Anforderungen für eine digitale Betriebs-
prüfung gelten. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bü-
chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“
definieren, was wie vorliegen muss. Die folgende Checkliste erleichtert die Vorbereitung.