proALPHA Aktuell, Ausgabe 2-2013

Sehr einfach ist das Archivieren von Dokumenten in proALPHA. Die vollständige Integration erlaubt es, Doku- mente per Drag & Drop vom Desktop oder aus dem Explorer auf ein „Objekt“ in proALPHA, also beispielswei- se Kunde, Lieferant oder Angebot, zu ziehen. proALPHA übernimmt die Beschlagwortung mit allen Begriffen, die für dieses Objekt automatisch vorgesehen sind wie Firma, Kunde, Belegnummer, Sachbearbeiter, Datum, Uhrzeit und andere. Mit diesen Schlagwörtern werden die Dokumente bei der Recherche zielgerichtet gefunden. Die Dokument- Beschlagwortung kann außer bei Pflicht- und Schlüssel- schlagwörtern auch später im proALPHA Client bearbeitet werden. Alle Dokumente sind zudem mit einer Volltextre- cherche neuester Technologie suchbar. Scannen und automatisch zuordnen Beim Scannen von Dokumenten werden vielfältige Pro- zessvarianten unterstützt. So kann im einfachsten Fall direkt am Arbeitsplatz vom Geschäftsobjekt wie einem Angebot der DMS-Scan-Client aufgerufen, am lokalen Scanner gescannt und im DMS zum Geschäftsvorgang archiviert werden. Für das Scannen an zentralen Scanarbeitsplätzen mit Hochleistungsscannern stehen zentrale Scanmappen für die Ablage der Dokumente zur Verfügung. Die Zuord- nung zum Geschäftsvorgang geschieht hier anschließend. Sind die Dokumente zuvor mit Barcodes versehen worden, die bereits den jeweiligen Bezug zum Geschäftsvorgang bieten, ist auch beim Massenscan die automatische Zuord- Dokumenten-Management – tief verankert in allen Prozessen Integrierte Technologie bietet mehr als Spezialsysteme Das proALPHA DMS stellt schon bisher alle Funktionen eines vollwertigen Dokumenten-Management-Systems bereit – und die gehen weit über die Ablage von Dokumenten in einem einfachen Dateiverzeichnis hinaus. In proALPHA Version 6.1 wurden weitere Optimierungen erreicht. Leistungsspektrum nung der gescannten Dokumente zum jeweiligen proALPHA Objekt möglich. Barcodes können verwendet werden, um im Sinne einer zentralen Posteingangserfassung und -verteilung die Dokumente automatisch zu identifizieren und am entspre- chenden Geschäftsobjekt zu archivieren. Auch auf selbst erstellten Belegen wie Produktionsaufträgen können Bar- codes aufgebracht werden, um diese mit handschriftlichen Notizen und Freigaben nach dem Unternehmensdurchlauf automatisch archivieren zu können. Diese Barcode-Funktio- nalität wurde im neuen proALPHA Release erheblich erweitert: 2D-Barcodes erlauben es nun, platzsparende Varianten zu nutzen und gleichzeitig die Erkennungsrate zu erhöhen. Ebenso kann mit dem Aufbringen des Bar- codes auf jeder Scan-Seite die Sicherheit des Scannens gesteigert werden. Bei mehrfacher Barcode-Archivierung wird das gescannte Dokument wahlweise entweder als neues Dokument oder als neue Dateiversion archiviert. Die COLD-Funktionalität speichert ein Abbild der selbst erstellten Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnung automatisch im proALPHA DMS. Hierbei werden nicht nur das hinterlegte Formular, sondern auch die für den Druck- vorlauf gewählten Parameter wie die Drucksprache be- rücksichtigt. Mehrere Druckvorgänge können wahlweise auch als Versionen eines Dokuments archiviert werden. Hohe Sicherheit und Geschwindigkeit Mit einem Onlinebackup wird die revisionssichere Archi- vierung von Dokumenten auf unveränderlichen Medien mit der Flexibilität einer späteren Dokumentbearbeitung ver- bunden. So kann Wirtschaftsprüfern nachgewiesen werden, dass keine Dateimanipulationen an den relevanten Doku- menten durchgeführt wurden. Für Power-User, wie sie proALPHA Aktuell 2/2013 16

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