proALPHA Aktuell, Ausgabe 2-2013

Leistungsspektrum beispielsweise an Scan-Arbeitsplätzen zu finden sind, kann mit benutzerbezogenen Optionen eine schnelle Dateiarchivierung oder eine schnelle Versionierung eingestellt werden. Hier können Nachfragen und die Möglichkeit zur Eingabe individueller Schlagworte unter- drückt werden. Dank einer internen Prüfsummenbehand- lung für alle Archivdateien wird dem Anwender beim Archivierungsvorgang angezeigt, wenn sich die zu archi- vierende Datei bereits im System befindet und zu welchem Vorgang sie archiviert ist. Der Anwender entscheidet dann, ob er einen Link zur bestehenden Datei am Objekt erzeu- gen oder die Datei nochmals archivieren möchte. Office-Integration unterstützt einheitliches Corporate Design Aus proALPHA heraus lassen sich direkt Office-Dokumente erzeugen und dabei Informationen wie Ansprechpartner, Belegnummer und andere automatisch an das Office-Do- kument übergeben. Auch das DMS unterstützt die zentral in proALPHA verfügbaren, länderabhängigen Adressfor- mate, sodass diese nur einmal definiert werden müssen. Dafür können unternehmenseinheitliche Dokumentvorlagen hinterlegt werden, um die durchgängige und korrekte Erstellung des Schriftverkehrs mit einheitlichem Design erheblich zu erleichtern. Der Dateiname ist – wie bei der üblichen Arbeit mit Office-Programmen – frei wählbar. Mit einem weiteren Mausklick sind diese Dokumente dann wieder – automatisch richtig beschlagwortet – im DMS archiviert. Um Unterschiede zwischen zwei Dateien zu visualisieren, bieten Anwendungsprogramme wie Microsoft Word Standardfunktionen an. Sofern die mit einem Datei- typ verknüpften Programme einen Dateivergleich erlauben, können die Dateien für den Dateivergleich in proALPHA markiert und aufgerufen werden. Wichtige E-Mails archivieren Der überwiegende Teil des Schriftverkehrs läuft heute per E-Mail ab. Das muss im DMS berücksichtigt werden. Zum einen ist natürlich eine manuelle Zuordnung der E-Mail per Drag & Drop auf das proALPHA Objekt möglich. Zum anderen sind mit der E-Mail-Archi- vierung alle aus proALPHA erzeug- ten E-Mails und die erhaltenen Antworten automatisch archivierbar. Zudem können mit einer regelba- sierten Überwachung von definier- ten Ordnern im Exchange-Server automatisch ein- und ausgehende E-Mails geprüft und selektiv archiviert werden. Die Einbindung einer beliebigen Signatursoftware über den Windows-Zertifikatmanager ermöglicht, Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und rechtlich sicher abzulegen. Eine Signatur erhöht im Streitfall die Beweiskraft erheblich. Zudem kann eine auto- matische Signierung nach Archivierung eingestellt werden. Per E-Mail wird das Dokument inklusive Signatur versendet. Mit dem Offlineclient auf Reisen Mit dem Offlineclient sind alle erforderlichen Dokumente auch auf Geschäftsreisen zur Hand. Für die Offlinesyn- chronisation lassen sich die Dokumente über Synchronisati- onsprofile oder sehr flexibel mit frei definierbaren Akten zusammenstellen. In den DMS-Akten können Dokumente unabhängig von ihrem Ablageort verlinkt und dementspre- chend DMS-Akten für ganz spezielle Anwendungsfälle zusammengestellt werden. Änderungen an Dokumenten können bei der Wiederkehr als neue Version oder als neues Dokument synchronisiert werden. Das tief verankerte Dokumenten-Management von proALPHA ermöglicht die vollständige Bearbeitung der Geschäftsprozesse in nur einem System. Diese tiefe Form der Integration, wie sie proALPHA bietet, ist in getrennten Projekten nicht wirtschaftlich zu realisieren und selbst Standardkopplungen von ERP- und Dokumenten-Manage- ment-Systemen können diese Integrationstiefe nicht bieten. Im Unterschied zu einer extern angebundenen Lösung entfällt nicht nur jeglicher Integrationsaufwand, sondern auch der Abstimmungsaufwand bei unterschiedlichen Releasezyklen. Zudem werden die Prozes- se und deren „Verzahnungen“ bereits im ERP-Projekt von vornherein optimal und durchgängig gestaltet. proALPHA DMS mit Miniaturanzeige 17 proALPHA Aktuell 2/2013 von Roland Tuschinski, Produktmanager bei der proALPHA Software AG

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