proALPHA Aktuell, Ausgabe 2-2013

TIPPS & TRICKS Mit der verpflichtenden Einführung des europäischen Zahlungsverkehrs (SEPA) zum 1. Februar 2014 löst der Business Identifier Code (BIC) die Bankleit- zahl ab. Der BIC ist das weltweite gültige Pendant zur deutschen Bankleitzahl. Der Bankenstamm in proALPHA bedarf somit einer Aktualisierung. proALPHA bietet dafür eine Importmöglichkeit: Zunächst wird die Bankleitzahlendatei als .txt- oder als .xls-Datei von der Seite der Deutschen Bundesbank heruntergeladen (Download BLZ/BI) und dann in proALPHA importiert. Dabei gibt es mehrere Varianten: Nur SWIFT-BIC importieren: In den Stammdatensatz einer Bank wird nur die SWIFT-BIC übernommen. In welche Stammdatensätze SWIFT-BICs übernommen werden, wird anhand der Bankleitzahl – die auch in der Bankleitzahlendatei enthalten ist – ermittelt. Stammdatensätze neu anlegen: Daten noch nicht angelegter Banken werden grundsätzlich importiert und somit angelegt. Daten bereits angelegter Banken werden nur dann gelöscht und neu angelegt, wenn sie beim Import eindeutig identifizierbar sind. Die Identifizierung ist per SWIFT-BIC, Bankleitzahl oder PAN (Primary Account Number) möglich. Welche Nummer für die Identifizierung herangezogen wird, bestimmt der Anwender. Stammdatensätze mit Adresse neu anlegen: Der Import entspricht der Anwendung „Stammdatensätze neu anlegen“. Zusätzlich werden hier die Adressen der Banken importiert. Kunden Weitere Informationen unter: www.martin.info auf diese Weise einfach zu identifizierenden Ersatzteile einen Produktions- oder Bestellauftrag zu erstellen, sofern diese nicht vorrätig sind. Alle Daten über die Ersatzteile und Belege lassen sich einfach ver- knüpfen, beispielsweise bei einer Bestellung. Dank dieser Möglichkeiten und der vollständigen Trans- parenz hat sich die Liefertermintreue des Unternehmens nachhaltig erhöht. „Egal, ob wir das Ersatzteil auf Lager haben, es fertigen müssen oder zukaufen – wir können unseren Kunden immer genau sagen, wann sie ihre Lieferung bekommen“, freut sich Jürgen Friede. Überhaupt sei das im Verhältnis zu früher kein Vergleich, meint er. Mit der alten Systemlandschaft wurden diese Vorgänge noch manuell bearbeitet, meist anhand separat geführter Excel- Listen sowie handgeschriebenen Notizen und Aufträgen. Bei diesem „Auf-Zuruf-System“ sei es fast zwangsläufig immer wieder zu kleineren Verzögerungen gekommen. Und Jürgen Friede nennt weitere Vorteile: „Die Verknüp- fung von E-Mails oder Fotos mit bestimmen Vorgängen lässt sich nun mit nur wenigen Klicks und überdies an jedem PC vornehmen. Es ist zum Beispiel nicht mehr nötig, erst die Bilder zu scannen, bevor wir sie einzelnen Vorgängen zuordnen können.“ Ferner können Reklamatio- nen leichter ausgewertet werden. So lässt sich heute genau sagen, welches Bauteil von welchem Maschinen- typ in welchem Zeitraum wie oft von Kunden beanstandet wurde. Es ist zudem möglich, Reklamations- teile einzutragen, die zur Untersuchung zurückerwartet werden oder Untersuchungsberichte einzugeben. „Das hilft uns sehr, schließlich können wir etwaige Schwachstellen identifizieren und rasch beheben“, so Jürgen Friede. Guter Überblick und gesteigerte Kundenorientierung Mit der neuen Software ist Jürgen Friede vollauf zufrieden. Abgesehen von kleineren Anpassungen habe das System von Anfang an reibungslos funktioniert und alle Geschäfts- prozesse richtig unterstützt. Zudem entfielen durch die Ent- scheidung, in ein unternehmensweites, homogenes System zu investieren, hohe Aufwendungen und Kosten für die Betreuung, Wartung und Lizenzierung der vielen Einzelsys- teme. Sein Fazit fällt daher sehr positiv aus. Und noch ein Vorteil komme zum Tragen: Mit der durchgängigen Abbil- dung der Prozesse im ERP-Komplettsystem hätten die Mit- arbeiter heute in Summe einen besseren Überblick über die betrieblichen Abläufe. Das erweitere den Horizont und sei gut für das Unternehmen und die Kunden, sagt er. Die Kundenorientierung nehme so unweigerlich zu. „Wir haben unsere Prozesse stärker automatisiert und dadurch deutlich beschleunigt.“ Jürgen Friede, Gebietsserviceleiter bei der Otto Martin Maschinenbau GmbH & Co. KG 25 proALPHA Aktuell 2/2013 Aktualisierung der Bankleitzahlen und BIC bei SEPA

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